Przyjęcie odbyło się w Hotelu New Otani w Tokio. Gości przywitała Ambasador RP dr Jadwiga Rodowicz-Czechowska, która nawiązała do faktu, że zarówno Japonia jak i Polska obchodzą Święto Konstytucji 3 maja. Pani Ambasador wspomniała także o tragicznym w skutkach trzęsieniu ziemi i o pomocy udzielonej Japonii przez Polskę. Następnie głos zabrał polityk japoński Hirofumi Nakasone, który do 2009 r. pełnił funkcję ministra spraw zagranicznych. W przyjęciu wzięli udział m.in. przedstawiciele korpusu dyplomatycznego, przedstawiciele biznesu, kultury oraz przedstawiciele Polonii.